logo

Implementare

Ce presupune? Cât durează?

Cu o experiență de peste 25 de ani cu firmele din România, Synapsa are un sistem eficient de implementare.

Pentru trecerea de la Saga la Synapsa, importul de date este automat. Vei avea imediat istoricul complet al datelor. Vezi si pentru alte programe mai jos.

implementare

Proces

Ce presupune implementarea?

Practica de implementare Synapsa cuprinde următoarele etape.

Clarificarea obiectivelor

Ce doresti sa obtii dupa implementare?

Initializarea datelor

Datele din programele vechi aduse in cel nou

Proceduri si instruire

Utilizatorii sunt instruiti sa lucreze

Derulare si monitorizare

Se indeplinesc obiectivele?

shadows

Cât durează implementarea?

Durata implementarii depinde de o serie de parametri.

Marimea firmei Cu cat firma este mai mica, durata este mai mica. "Marimea" firmei, in acest context, este data nu de cifra de afaceri ci de caracteristici ca:
- numar de tranzactii economice contabilizate
- numar de miscari de gestiune
- numar de articole in stocuri
- varietatea nomenclatorului de articole
- numar de salariati
Numarul de module Synapsa Cu cat mai putine, cu atat mai scurta implementarea. DAR ele se implementeaza pe rand, incepand cu cele vitale, critice, importante pentru firma.
Numarul de utilizatori Cu cat mai putini, cu atat mai rapida implementarea.
Varietatea de posturi din firma Varietatea posturilor conteaza. Chiar daca nu sunt multi utilizatori, unii dintre ei pot fi incarcati cu multe posturi. De exemplu, contabila inregistreaza si salariile si gestiunea si face si incasarile in casierie si emite si facturi. Toate aceste posturi se vor instrui sa lucreze fluent. Nivelul de digitalizare Diferenta dintre nivelul de digitalizare al firmei inainte de implementare si nivelul la care se doreste sa ajunga. Cu cat diferenta dintre aceste nivele este mai mica, cu atat va fi mai rapid.
Nivelul de organizare al firmei Cu cat firma era mai bine organizata inainte de implementare, dpdv al procedurilor interne, cu atat mai rapid se va implementa.
Nivelul de coerenta si integritate a datelor firmei De exemplu, la momentul implementarii, daca soldul facturilor de incasat nu coincide cu soldul contului Clienti din balanta de verificare, si nu exista siguranta pe valoarea exacta, atunci implementarea va fi intarziata. Este ca atunci cand te muti dintr-o casa veche intr-una noua - este necesar sa alegi lucrurile bune pentru a le transfera. Atunci cand casa e ordonata, iti va fi mult mai usor decat daca e plina de lucruri aflate in dezordine.
Nivelul de implicare al utilizatorilor Implementarea se face cu oamenii din echipa ta. Cu cat ei colaboreaza mai bine, cu atat implementarea este mai rapida.
synapsa-erp-accounting
doted line doted line

Clarificarea obiectivelor

Ce doresti sa obtii in urma implementarii?

Stabilirea centrelor de cost si profit (vezi in aplicatia Definirea companiei)
Stabilirea rolurilor utilizatorilor, în baza organigramei funcționale
Stabilirea grupurilor de confidentialitate a datelor in baza structurii organizatorice
Definirea utilizatorilor si alocarea pe roluri si grupuri de acces (vezi in aplicatia Administrarea accesului)

Initializarea datelor

Importul datelor din programele vechi si constituirea situatiei initiale

Urmeaza introducerea in aplicatie a stadiului inițial, de pornire pentru:

  • Contabilitate, inclusiv financiar și comercial
  • Stocuri, obiecte de inventar, mijloace fixe
  • Prețuri și tarife
  • Proiecte, Contracte, Lucrari
  • Personal si salarii
  • Alte initializari

Initializarea datelor de pornire se poate realiza prin urmatoarele metode:
Import automat - din Saga Transmiti baza de date Saga sau deschizi posibilitatea ca Synapsa sa o acceseze automat prin internet. Vei avea in scurt timp datele importate in Synapsa. In acest proces exista etape intermediare, la care participi pentru a lua decizii pentru:

  • conversia conturilor contabile
  • poti alege sa nu se importe stocul
  • poti alege sa se importe sau nu datele de personal
  • si alte configurari.

Fisiere Excel in format standard Synapsa Incarcarea (upload) in aplicatie a datelor sub forma de fisiere excel, in anumite formate standardizate in aplicatie. Aceasta este cea mai rapida metoda si prin aceasta se asigura si faptul ca beneficiarul a verificat in prealabil datele de pornire.

Fisiere Excel nestandardIncarcarea in aplicatie a datelor de catre echipa Synapsa, date ce i-au fost transmise de catre beneficiar. Aceste date sunt fie exporturi de date din vechile programe ale beneficiarului, fie fisiere create de beneficiar. Aceasta metoda este mai lenta intrucat necesita transformarea fisierelor si verificarea lor si de echipa Synapsa inainte de upload. In plus, intrucat este vorba de servicii adiacente, este contra cost.

Migrarea datelor direct din aplicatiile vechi ale beneficiarului in Synapsa. Aceasta este metoda cea mai costisitoare in timp si bani, intrucat necesita analiza bazei de date respective si crearea unui program software pentru migrarea datelor. Aceasta metoda este aplicabila in cazul proiectelor in care este necesar transferul unei cantitati mari de date.

Mai mult, de obicei, la implementarea unei noi aplicatii, este momentul optim pentru evaluari de proceduri si pentru "curatenie" in date. De aceea, de multe ori, inainte sau dupa importul datelor, se mai fac si ajustari manuale.

In functie de metoda aleasa si de marimea bazei de date, acest proces de initializare a datelor poate dura de la cateva zile la cateva luni.

Verificarea datelor

Corectitudinea datelor preluate este evaluata in doua moduri:
- fata de situatiile cunoscute drept corecte din vechile programe
- prin metodele si alertele de verificare incrucisata din Synapsa.

Proceduri si instruire

Cum se lucreaza in mod optim?

Stabilirea (redactarea și popularizarea) procedurilor de lucru
Teste de lucru. Se verifica toate procesele si se identifica procedurile potrivite atat dpdv al operarii in aplicatie cat si dpdv al procedurilor interne
Instruirea personalului

Derulare si Monitorizare

Start! Se indeplinesc obiectivele?

Ziua "Z" - nu este necesar sa fie o singura zi. Ea este de obicei o alta zi pentru fiecare subsectiune sau departament. Cu cat "marele" moment de pornire se poate diviza in mai multe "momente" mai mici, cu atat mai bine. In acest fel, orice exceptie poate fi tratata mai usor, fara a incurca fluiditatea derularii activitatii in firma.

Ziua "Z" - Începerea operării in fiecare departament - PE RÂND
Tratarea excepțiilor prin: mentenanta sistemului, asistenta din partea echipei de suport Synapsa si proceduri rapide create de conducerea firmei beneficiare
Analiza implementării din prisma indeplinirii obiectivelor

Ești gata să începi proiectul tău?

  • Pe orice dispozitiv
  • 25+ module la alegere
  • 700+ funcțiuni
  • Implementare asistată
  • Documentație video
  • Asistență video, telefon, chat, email
paper-plane
testimonial quote

Împreună din 2007

Îmi place programul, îi știu toate chichițele, lucrăm de atâția ani cu el, sunt obișnuită, știu cum gândește și cum lucrează. Dacă am o problema știu de unde să încep să o rezolv. Dacă nu ma descurc știu că pot să sun la suport și se rezolvă.

Rodica Craiu
Service Coordinator - NAVTRON
testimonial author
Metrics 2688 /1579 /1/ 0